“Baik pak, mohon diisi dulu formulirnya”, hampir semua dari kita pernah mendengar kalimat tersebut. Dalam kegiatan sehari-hari kita sering berurusan dengan formulir. Saat mendaftar sekolah, mengikuti kompetisi dalam perlombaan, dalam melamar pekerjaan dan lain sebagainya. Selain itu ketika kita beraktifitas menggunakan smartphone, kita sering kali diharuskan untuk mendaftar ataupun login menggunakan formulir aplikasi. Saat ini formulir tidak hanya dalam bentuk kertas, melainkan juga formulir dalam bentuk digital.
Untuk itu, kita perlu mengetahui Apa itu Formulir, Apa Saja Bagian-Bagian Formulir, Apa Fungsi Formulir, Apa Tujuan Formulir dan Seperti Apa Contoh Formulir?
Apa itu Formulir
Sesuai dengan definisi formulir pada buku Asas-asas Manajemen yang ditulis oleh Winardi (2000), Formulir adalah sehelai kertas cetak yang menyediakan ruang untuk dimuat catatan-catatan informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu, departemen, ataupun perusahaan.
Sehingga formulir adalah kertas yang dicetak sesuai dengan format yang telah ditentukan. Format tersebut kemudian dapat diisi sesuai dengan jenis informasi yang diperlukan oleh orang ataupun perusahaan yang membuat formulir tersebut.
Namun jika kita cari pada KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) dengan kata kunci formulir maka akan menghasilkan “lembar isian; surat isian: — yang telah diisi harus diserahkan kepada bagian pendaftaran“, dan “halaman web yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan data, yang kemudian dapat dikirim kembali ke server web tersebut.“
Dari pengertian formulir yang ditemukan pada KBBI memungkinkan kita untuk menyimpulkan bahwa formulir tidak hanya dalam bentuk lembar kertas namun juga bisa dapat berupa laman web (digital).
Bagian-Bagian Formulir
Setelah mengetahui pengertian formulir, kita akan lanjutkan dengan bagian-bagian formulir. Formulir terdiri dari tiga bagian utama yaitu bagian kepala atau pembuka, bagian isi atau badan, dan juga bagian ekor atau penutup.
Bagian Kepala
Bagian kepala formulir berisi nama, alamat, dan kontak juga nomor telepon lembaga, institusi, ataupun perusahaan yang mengeluarkan formulir tersebut.
Bagian Isi
Bagian isi formulir diawal dengan instruksi atau pengisian formulir. Kemudian dilanjutkan dengan tabel, isian, atau format apa pun dari formulir. Yang kemudian format tersebut diisi sesuai dengan data yang diinginkan berdasarkan dengan aturan dari instruksi pengisian
Bagian Ekor
Bagian ekor adalah bagian penutup formulir yang biasanya berisi tempat dan waktu pengisian formulir, nama lengkap pengisi, dan juga tanda-tangan pengisi formulir.
Fungsi Formulir
Formulir memiliki banyak fungsi seperti untuk mengumpulkan informasi tertentu, mengumpulkan dan merekam data, sebagai bukti untuk pertanggungjawaban, meminta dan mencatat suatu tindakan, juga sebagai media komunikasi baik antar individu atau antara individu dengan perusahaan.
Tujuan Formulir
Menurut Sedarmayanti dalam buku berjudul Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran (2001) tujuan dan maanfaat formulir adalah:
- Menghemat waktu kerja
- Mempermudah pekerjaan
- Membentuk keseragaman kerja
- Alat pemberian instruksi
- Alat pengawasan dan evaluasi
- Alat perencanaan.
Contoh Formulir
Setelah mengrtahui Apa itu Formulir, Apa Saja Bagian-Bagian Formulir, Apa Fungsi Formulir dan Apa Tujuan Formulir, selanjutnya disini akan diberikan contoh formulir.
Contoh Formulir Kertas
Contoh Formulir Digital
Dari kedua contoh formulir di atas, kita dapat membedakan antara formulir kertas dengan formulir digital. Pada formulir digital bisa terdapat pilihan dalam bentuk drop down yang dapat dipilih menggunakan mouse, dan terdapat tombol untuk mengirimkan data seperti Submit pada contoh formulir di atas. Sedangkan pada formulir kertas pilihan biasanya dalam bentuk checklist yang nantinya dichecklist dengan pena dan tidak ada tombol apapun.
